Hantering av personuppgifter

När du skickar in en ansökan till Film Stockholm, skriver avtal med oss eller prenumererar på vårt nyhetsbrev, behandlar vi uppgifter om dig. Vi har ett stort ansvar att se till så att dina personuppgifter hanteras på rätt sätt för att säkerställa en bra verksamhet och samtidigt skydda din integritet.

På den här sidan finns information om vad en personuppgift är, i vilka sammanhang Film Stockholm behöver hantera personuppgifter om dig, hur vi hanterar uppgifterna och vilka rättigheter du har.

Vad är en personuppgift?
En personuppgift är all information som kan kopplas till en levande person. Det kan till exempel vara ett namn, ett foto, en adress, ett telefonnummer, eller en video- eller ljudupptagning. Det kan också vara mer känslig information om hälsa eller om personliga värderingar och åsikter.

Film Stockholm hanterar personuppgifter om bland annat producenter, regissörer och medverkande i filmprojekt. Det finns rutiner för vilka som får ha tillgång till dina personuppgifter. De skyddas också så att inga obehöriga ska kunna komma åt dem.

Känsliga personuppgifter
Vissa personuppgifter är till sin natur särskilt känsliga och har därför ett starkare skydd i dataskyddsförordningen. Det handlar om så kallade känsliga personuppgifter som till exempel kan avslöja etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller uppgifter om hälsa och sexualliv, men även personuppgifter som rör lagöverträdelser som innefattar brott.

Vilka personuppgifter behandlar Film Stockholm?
Vi behandlar uppgifter om namn, adress, e-postadress, webbadress, telefonnummer, personnummer, kön, födelsedatum, bilder, länkar till rörligt bildmaterial, ljud, synopsis/manus/texter som kan innehålla personuppgifter, cv, uppgifter om finansiering av projekt, för event ibland uppgifter om till exempel allergier och kost.

I vilka situationer behandlar Film Stockholm personuppgifter?
Exempel på situationer när Film Stockholm behandlar personuppgifter:

• Ansökan om samproduktions- eller utvecklingsinsats.
• Administration av workshops, event och liknande, inklusive STOCKmotion filmfestival.
• Prenumeration på nyhetsbrev.
• Handläggning av ärenden på ett effektivt och rättssäkert sätt.
• Verksamhetsuppföljning.
• Diarieföring och hantering av handlingar som skickas in till Film Stockholm.
• Arkivering och utlämnande av allmänna handlingar.
• Avtal med enskilda eller andra organisationer.
• Upphandling av tjänster och varor.
• Utlämning av uppgifter till andra myndigheter när detta krävs enligt lag.

Lagar och regler styr
Hanteringen av dina personuppgifter styrs av flera lagar som ska skydda din personliga integritet; till exempel GDPR – Dataskyddsförordningen (den EU-gemensamma förordning som ersatt personuppgiftslagen, PuL), offentlighets- och sekretesslagen.

Personuppgifter får endast samlas in och behandlas för berättigade ändamål. Det är inte tillåtet att samla in mer personuppgifter än vad som är nödvändigt för ändamålet. Uppgifterna får heller inte sparas längre än nödvändigt eller behandlas på ett annat sätt än vad som det var tänkt från början.

Rättsliga grunder
Personuppgifter får bara samlas in och behandlas för särskilt angivna ändamål, som måste vila på så kallade rättsliga grunder. Som generell utgångspunkt krävs ett samtycke från den enskilde för att man ska få behandla personuppgifter. Det finns dock flera undantag från denna utgångspunkt. Personuppgifter får behandlas av Film Stockholm utan samtycke om det finns någon annan rättslig grund.

När Film Stockholm behandlar personuppgifter handlar den rättsliga grunden oftast om att behandlingen är nödvändig för att:

• Fullgöra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning. Exempel på detta är uppgiften att handlägga ansökningar, avtal med enskilda eller andra organisationer, arrangera och administrera workshops/event/fortbildning/program, kommunikation.
• Fullgöra en rättslig förpliktelse: Film Stockholm har som offentlig myndighet vissa rättsliga förpliktelser som vi måste utföra. Vi har exempelvis en rättslig skyldighet att diarieföra handlingar och registrera vissa personuppgifter i olika ärenden.

Vad händer om den enskilde inte samtycker till behandling av personuppgifterna?
Film Stockholm behöver behandla personuppgifter i de situationer som beskrivs ovan. Om samtycke inte lämnas kan Film Stockholm inte fullgöra uppgifterna, till exempel inte ta emot ansökan eller sända ut nyhetsbrev.

Vad innebär det att behandla en personuppgift?
Att behandla en personuppgift är i princip all hantering man kan göra med personuppgifter, som att samla in, registrera, läsa, arkivera och lämna ut.

Vem ansvarar för hanteringen av personuppgifter?
Den som bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen av personuppgifterna är personuppgiftsansvarig. Film Stockholm är ansvarigt för sin hantering av personuppgifter. Bolaget har utsett ett dataskyddsombud som kontrollerar så att reglerna i dataskyddsförordningen och andra regler på området följs.

Hur skyddas uppgifterna?
Som utgångspunkt ska personuppgifter endast vara åtkomliga för de som har behov av dem. Det finns rutiner och system som säkerställer att personuppgifterna hanteras och skyddas på ett säkert sätt.

Kan personuppgifter om mig lämnas ut till andra?
Offentlighetsprincipen innebär en rättighet för var och en att få insyn i myndigheters verksamhet, exempelvis genom att ta del av allmänna handlingar. Personuppgifter i allmänna handlingar kan alltså begäras och lämnas ut enligt offentlighetsprincipen – oavsett ändamål som personuppgiften ursprungligen behandlades för.

Rätten att ta del av allmänna handlingar gäller dock inte om handlingarna innehåller uppgifter som är belagda med sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Den grundlagsskyddade offentlighetsprincipen begränsas inte av dataskyddsförordningen.

Vi är ibland även skyldiga att lämna ut personuppgifter om dig till andra.

Hur länge sparas mina personuppgifter?
Personuppgifter får inte sparas längre än nödvändigt. Det innebär att när personuppgifterna inte längre behövs till det ändamål de samlades in för, ska de tas bort (lagringsminimering).

När det gäller offentliga myndigheter finns ett undantag från principen om lagringsminimering. Myndigheter skyldiga att spara allmänna handlingar som har ett arkivvärde, även efter att handlingarna inte längre behövs i den löpande verksamheten.

Det innebär att om det finns personuppgifter i allmänna handlingar som ska sparas i arkiv får Film Stockholm spara dem längre än vad som är nödvändigt för det ursprungliga ändamålet.

Vilka delas mina personuppgifter med?
Dina personuppgifter hos Film Stockholm och de personuppgiftsbiträden vi använder för att kunna utföra våra tjänster och fullgöra våra skyldigheter gentemot dig.
Vid prenumeration på nyhetsbrev förs namn och e-postadress över till så kallat tredje land och beslut av EU-kommissionen om adekvat skyddsnivå saknas.

Vilka rättigheter har jag?
Du som har personuppgifter registrerade hos Film Stockholm har rättigheter när det gäller information om och kontroll över dina uppgifter.

Du har rätt att begära en kopia av de uppgifter vi har om dig. Du har också rätt att begära rättelse av uppgifter i de fall då de registrerade uppgifterna inte skulle vara korrekta. Vidare finns en rätt att invända mot behandlingen av dina personuppgifter och i vissa fall att få uppgifterna raderade.

Rättigheterna beror på vilken rättslig grund som behandlingen av personuppgifter vilar på. Detta innebär att vissa rättigheter bara gäller under vissa förutsättningar.

Du har rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) om du anser att dina personuppgifter blivit behandlade på ett felaktigt sätt.

Frågor och synpunkter
Har du frågor rörande behandlingen av dina personuppgifter eller dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen, hör av dig till oss.
Film Stockholm, Box 38205, 100 64 Stockholm

Dataskyddsombud:
Mikael Ström Jupiter
E-post: mikael.strom-jupiter@regionstockholm.se

Om du inte är nöjd
Om du är missnöjd med hanteringen av personuppgifter ska du i första hand vända dig direkt till Film Stockholm.

Du har även rätt att lämna klagomål till IMY om du anser att verksamheten har behandlat dina personuppgifter på ett felaktigt sätt.